还应提醒一点：如果某一活动场合所所在的宾馆或大厦地处较为偏僻，或者门前道路为机动车单行道，则最好能在请柬后注明抵达这一场所的交通线路和自备车行车线路。有条件的话，不妨在请柬后附一张交通示意图，以方便被邀请者顺利抵达目的地。
(3)在许多情况下，会议(或活动、宴请)总有一些需要提请被邀请者注意的事项，亦应该在请柬上注明。这类注意事项一般包括签到、着装、就座、人数限制和资料(礼品)领取等等，可视不同场合不同需要而定。有些必须注明的事项如在请柬上没有注明，届时会引起不必要的混乱。如有的活动和宴请本应该一柬一人，如不注明，到时候一张请柬来了两个人，座(席)位就不好安排。有的会议和活动因所送的礼品体积较大，往往安排在会议和活动结束后让被邀请者凭请柬领取，如请柬上不注明这一条，一些人士入场后随手把请柬扔掉了，到领取礼品时也会发生纠纷。这些细节，在撰写时应十分注意，切不可掉以轻心。
至于请柬的结尾，一般写上“敬请光临指导”之类的礼貌用语，并署上发出邀请的社会组织的全称和发出邀请的时间即可。这在撰写上一般不至于有什么问题，此处不作赘述。
接着讲讲邀请函。
请柬虽然印制精美，作为对客人发出邀请的一种专用函件，显得规格颇高，但也有一个缺陷，即其内页篇幅有限，所以正文部分除写明邀请的意向、会议 (或活动、宴请)的内容、时间、地点以及提请被邀请者注意的有关事项外，不可能对会议或活动的内容作进一步的介绍。被邀请者阅读请柬，只知道被邀参加某一会议(或活动、宴请)，却很难从中了解这一会议(或活动、宴请)的来由和具体情况。如果是一些宴请活动或常规活动，被邀请者又是主办者的老朋友，这似乎并无大碍。但如果是一些内容较新颖的专题性会议(或活动)，被邀请对象中又有不少对主办单位不很了解者，一份请柬(即便印制得再精美)就显得不够了。由于对会议(或活动)内容及主办者缺乏了解，许多人可能会弃邀请于不顾，不如期赴会。
在这种情况下，就需要用到邀请函。
邀请函作为对客人发出邀请的另一种专用函件，一般用A4纸印制，可套色，亦可单色，外观形式上自然不如请柬考究。但邀请函最大的优点是：它有足够的篇幅(一页或多页)，可对一次会议(或活动)的背景情况、具体内容以及规模和形式等方面作较为详尽的介绍和说明，从而引起被邀请者的关注，激发被邀请者的兴趣。
如果细分一下，邀请函又可分为两种：
一种邀请函是发给特定对象的(如专家学者、新闻记者等)，一般用于专题研讨会、信息发布会和某些大型活动。这些被邀请对象，主办者也许熟悉，也许不太熟悉。之所以不用请柬而用邀请函的方式，主要是这一邀请往往还蕴涵着对被邀请者的一定期望，或希望他们在会上作一发言，或希望他们对会议(或活动) 进行报道。因此，在发出邀请的同时，有必要让他们大致了解一下这一会议(或活动)的有关情况。这种邀请函，正文开头应先顶格书写被邀请者的姓名和称谓，然后用一定的文字对会议(或活动)情况作一介绍，最后发出正式邀请(在某些情况下，这两个层次亦可倒置，即先发出邀请再介绍情况)。正文之后，往往还附上联系人和联系电话，以方便被邀请者在会议(或活动)前进一步了解有关情况。事实上，对这一类被邀请者，在邀请函发出后，公共关系从业人员还应该主动与他们联系，以确保他们全部或大部分能准时出席会议(或活动)。但这是操作程序问题，此处不作展开。
范文1-9即是与前面所介绍的请柬属同一活动内容的一份邀请函，邀请对象为各大新闻媒介的记者。不妨将这一邀请函与请柬作一比较，把握它们写法上的异同。
范文1-9
上一篇：没有了
下一篇：白石桦：吸引人才，做专业的公关
下一篇：白石桦：吸引人才，做专业的公关
